Aumentar a eficiência em processos significa fazer mais com os mesmos recursos ou os mesmos com menos recursos.
Não se trata de trabalhar mais horas, mas de eliminar desperdícios. Processos ineficientes consomem tempo, dinheiro e energia mental da equipe. Neste artigo, você encontrará nove dicas para otimizar seus fluxos de trabalho. Acompanhe!
Confira 9 dicas para aumentar a eficiência em processos
1. Mapeie o processo atual antes de mudar
Você não pode melhorar o que não conhece. O primeiro passo é desenhar o fluxo do início ao fim.
Para aumentar a eficiência em processos, use post-its em uma parede ou softwares como Lucidchart. Identifique cada etapa, quem a executa e quanto tempo leva.
O mapeamento deve envolver quem faz o trabalho. O gerente não vê os detalhes que o operador vê.
2. Identifique gargalos (a etapa mais lenta)
A produção não é mais rápida que sua etapa mais lenta. Se o gargalo é a embalagem, adiantar a produção não adianta.
Para aumentar a eficiência em processos, automatize o que for repetitivo, terceirize o que não é seu core e elimine o que não agrega valor.
A eficiência está diretamente ligada à qualidade das decisões tomadas ao longo do processo. Nesse sentido, o ensaio de placa em solo pode ser citado como exemplo de ferramenta que ajuda a tornar análises mais seguras.
O gargalo muda conforme o processo muda. Reavalie a cada 3 meses.
3. Elimine etapas que não agregam valor
Aprovação desnecessária, relatório que ninguém lê, reunião que poderia ser e-mail. Cada etapa custa tempo.
Para aumentar a eficiência em processos, faça a pergunta: “O cliente pagaria por essa etapa?” Se não, por que ela existe?
A eliminação de uma etapa de aprovação que leva 2 dias pode reduzir o lead time total em 10%.
4. Padronize o que for repetitivo
Toda vez que o processo é executado de um jeito diferente, a chance de erro aumenta. A variabilidade é inimiga da eficiência.
Para aumentar a eficiência em processos, crie checklists e procedimentos operacionais padrão (POP). O funcionário novo segue o mesmo passo a passo do experiente.
A padronização não engessa. O POP deve ser revisado e melhorado continuamente.
5. Automatize o que for manual e repetitivo
O ser humano é ruim em tarefas repetitivas. Ele erra, se distrai e trabalha devagar.
Para aumentar a eficiência em processos, use RPA (robô de software) para tarefas como lançar nota fiscal, enviar e-mail de boas-vindas e atualizar planilhas.
O robô não precisa de pausa para café, não tira férias e não erra.
6. Reduza o número de aprovações
Muitas empresas têm níveis excessivos de aprovação. A despesa de R$ 500 precisa de 3 assinaturas.
Para aumentar a eficiência em processos, delegue autoridade para quem está mais perto do problema. Confie na sua equipe.
Cada nível de aprovação adiciona de 1 a 3 dias de espera. Três níveis de aprovação = até 9 dias parado.
7. Comunique o prazo de cada etapa
O funcionário não entrega no prazo porque não sabe que a etapa dele é a crítica. O prazo não foi informado.
Para aumentar a eficiência em processos, o sistema de workflow deve mostrar a data de vencimento de cada tarefa. O prazo é visível e notificado.
A falta de comunicação do prazo gera procrastinação. O que não tem prazo não é prioridade.
8. Meça o tempo de ciclo dos processos (lead time)
Você não pode melhorar o que não mede. O tempo de ciclo (lead time) é o intervalo entre o pedido e a entrega.
Para aumentar a eficiência em processos, registre a data e hora de início e fim de cada processo. Após 3 meses, você tem a média.
O lead time médio de 10 dias cai para 6 dias com análise dos gargalos.
9. Trabalhe com lotes pequenos (single-piece flow)
Produzir 100 peças de uma vez, esperar 3 dias, depois produzir as outras 100. O estoque fica parado.
Para aumentar a eficiência em processos, o fluxo unitário (uma peça de cada vez passando por todas as etapas) reduz o lead time drasticamente. O capital de giro fica livre.
Atraso no primeiro lote atrasa todos os lotes. Lote unitário = problema detectado rápido. Com essas nove dicas, seus processos serão mais rápidos, baratos e confiáveis. Até a próxima!
Créditos da imagem: https://www.pexels.com/pt-br/foto/preto-e-branco-p-b-tecnologia-equipamento-19825057/
